Aufgaben

Bis zum Mai 2005 war das Universitätsarchiv als zentrale Einrichtung beim Präsidium der Universität angesiedelt und wurde dann als eine eigene Abteilung organisatorischer Bestandteil der Universitätsbibliothek. Seit September 2005 erfolgt eine Neukonzeption des Universitätsarchivs unter archivfachlicher Leitung.
 
Als "Erinnerungsspeicher" der Universität und ihrer Vorläuferinstitutionen hat das Universitätsarchiv das Ziel, in seinen Beständen eine historisch aussagekräftige Überlieferung zu bilden, die möglichst viele Facetten der universitären Lebenswelt dokumentiert. Diese Überlieferung dient sowohl der Rechtssicherung wie auch als Basis der wissenschaftlichen und privaten Forschung und leistet einen Beitrag zur Identitäts- und Traditionsbildung der Universität.
 
Im Rahmen seiner rechtlichen Grundlagen ist das Universitätsarchiv als öffentliches Archiv definiert und daher bemüht, seine Bestände im Rahmen der Benutzungsordnung jeder Benutzerin und jedem Benutzer zugänglich zu machen.

Das Universitätsarchiv Hannover übernimmt die Aufgaben eines staatlichen Archivs auf der Grundlage von § 7 Abs. (3) des Niedersächsischen Archivgesetzes . Diese Ausnahme von der staatlichen "Archivhoheit" ist Ausdruck des verfassungsmäßig verankerten Selbstverwaltungsrechts der Universität.

Zu diesem Zweck archiviert das Universitätsarchiv Unterlagen von bleibendem Wert, die bei der Universitätsverwaltung, der akademischen und studentischen Selbstverwaltung, den zentralen Einrichtungen sowie in den Fakultäten und angegliederten wissenschaftlichen Einrichtungen entstanden sind. Bestehen können diese Unterlagen  aus Schriftstücken, Akten und ihren Anlagen, Karteien, Plänen, Bild-, Film- und Tonträgern, Siegeln und Stempeln, maschinenlesbaren Datenträgern und maschinenlesbar auf diesen gespeicherten Informationen und Programmen (einschließlich der Ordnungen und Verfahren, um das Schriftgut auswerten zu können) bestehen. Sammlungen von Bild- und Plakatmaterial, Nachlässe von Universitätsangehörigen, Druckschriften und andere Informationsquellen (wie z.B. audiovisuelle Medien) aus dem akademischen Leben ergänzen in unterschiedlichem Umfang diese Bestände.

Bevor wir Unterlagen ins Archiv aufnehmen, bewerten wir anhand einer Vielzahl von Kriterien, ob eine dauerhafte Archivierung gerechtfertigt ist. Das für archivwürdig befundene Material ist für die Übernahme als Archivgut in das Universitätsarchiv vorzubereiten. Dort wird das Archivgut im Zuge der Erschließung in eine systematische Bestandsstruktur integriert und elektronisch verzeichnet, um - ggf. nach Ablauf der Sperrfristen - für eine komfortable Benutzung zur Verfügung zu stehen. Die dauerhafte Sicherung des Archivgutes wird durch präventive, konservatorische oder restaurative Maßnahmen der Bestandserhaltung gewährleistet. Schließlich ist das Archiv selbst auch in Form verschiedenartiger Veröffentlichungen an der Auswertung des Materials beteiligt.

Zudem bietet das Universitätsarchiv Hannover allen zur Universität gehörenden Dienststellen, die eine Aktenregistratur führen, eine wichtige Dienstleistung an:
Regelmäßige Aussonderungen lassen überflüssige Mehrfachüberlieferungen und nicht archivwürdiges Schriftgut erkennen. Sie bereinigen so die zahlreichen und oft unübersichtlichen Altregistraturen und schaffen damit wieder wertvollen Platz in Dienst- und Lagerräumen. Die systematische Erschließung erleichtert auch den abgebenden Stellen den Rückgriff auf alte Akten und spart damit Zeit.

Die Rechtsgrundlage, auf der Schriftgutverwaltung und Archivierung im Bereich der Universität Hannover geregelt sind, ist für alle organisatorisch in die Universität eingebundenen Stellen verbindlich.
 
Der Regelfall sieht vor, dass das gesamte entstandene Schriftgut dem Universitätsarchiv angeboten werden muss (Anbietungspflicht), sobald es für die Erledigung der laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt wird; normalerweise ist dies nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Die Unterlagen werden in Anbietungslisten erfasst und dem Universitätsarchiv zugeleitet, das darüber entscheidet, welche der Akten als archivwürdig übernommen und welche einer geordneten und datenschutzgerechten Vernichtung zugeführt werden sollen.
 
Diese Bewertung stellt eine der zentralen, zugleich aber schwierigsten Aufgaben des Archivs dar: Aspekte der Rechtssicherung (Nachweisbeschaffung) sind zu beachten; die Bestände sollen möglichst alle Bereiche der Universität dokumentieren und dabei offen bleiben für zukünftige, eventuell noch unbekannte Fragestellungen einer universitäts- und wissenschaftsgeschichtlichen Forschung; Mehrfachüberlieferungen (z.B. Gremienprotokolle) müssen erkannt und vermieden werden; die Bestandsentwicklung eines Archivs kennt der Idee nach nur Zugänge, keine Abgänge, d.h. das zur Verfügung stehende Raumangebot ist ein wertvolles Gut, das im Laufe der Zeit immer knapper wird. Die Bewertungsarbeit zielt daher dem Anspruch nach auf die Schaffung eines größtmöglichen historischen Aussagewertes bei geringstmöglicher Schriftgutübernahme.
 
Im nächsten Schritt werden aus der bearbeiteten Anbietungsliste zwei Listen: eine Abgabeliste (aus der Perspektive des Archivs: Akzessionsliste), die jene Aktentitel enthält, die durch das Universitätsarchiv übernommen werden sollen, und eine Liste, die als Nachweis über die ordnungsgemäße Vernichtung der nicht übernommenen Unterlagen gilt; von beiden Listen erhält die abgebende Stelle eine Kopie. Die übernommenen Akten gelten nunmehr als Archivgut und gelangen zunächst ins Zugangsmagazin, wo sie über die Akzessionslisten jederzeit auffindbar bleiben.
 
Ziel ist jedoch die Eingliederung der Zugänge in eine Bestandssystematik, die die Entstehungszusammenhänge der Unterlagen berücksichtigt (Provenienzprinzip), sowie die inhaltliche Erschließung mittels einer archivspezifischen Software. Die Erschließung kann in ihrer Intensität und Ausführlichkeit je nach Bestand und Rechercheerfordernissen unterschiedlich ausfallen. Diese Datenbank bzw. die aus ihr erzeugten Auszüge oder Ausdrucke in Form von Findbüchern sollen die Recherche innerhalb der Bestände möglichst effizient und komfortabel gestalten. Dabei wird auch vermerkt, ob und wie lange Akten für die Benutzung gesperrt bleiben müssen, denn die Schutzfristen unterscheiden sich nach dem Inhalt der Akten. So haben personenbezogene Akten deutlich höhere Schutzfristen als Sachakten. Für nicht personenbezogene Akten behält die aktenabliefernde Stelle jedoch ein uneingeschränktes Zugriffsrecht.
 
Die Bestände der Sammlungen und Nachlässe hingegen können weniger systematisch entwickelt werden. Hier ist die Bestandsbildung eher von gezielten Einwerbungen und Überlieferungszufällen geprägt, deren Resultate sich kaum prognostizieren lassen. Gleichwohl stellen Sammlungsbestände eine wertvolle und häufig lebensnähere Dokumentation universitären Lebens dar als sie die reine Aktenüberlieferung der verschiedenen Verwaltungsbereiche bieten kann.